会社の業務を効率化したいと思う時、伝票や報告書など紙のものをEXCEL管理に変更したり、Googleツールを使用するなど、業務のデジタル化による効率化に目を向けがちですが、会社の電話の業務効率化も一緒に検討してみてはいかがでしょうか。
従来の会社の電話の効率が悪いところ
今までの会社の電話業務の効率化の問題をピックアップすると以下のようなものがあります。
◆電話対応の遅れ
電話が多い時に、対応が遅れると顧客や取引先に対して悪い印象を与える可能性があります。特に繁忙期には、通話が集中して対応が遅れることがあります。
◆回線が混雑してつながらない
着信が集中した時、会社の電話回線が混雑し、外部からの電話が繋がりにくい場合があります。これによりビジネスチャンスを逃すこともあります。
◆着信の見落とし
話し中だったり、営業時間外などにより重要な電話が見落とされることがあります。従来のビジネスフォンでは詳しい着信履歴を確認する事ができず、出られるだけ出て終了してしまいがちです。
◆専門の管理が必要
従来のオフィス電話では、複数の電話回線や番号を管理するには専門業者に相談や依頼する必要があり、変更や問題解決までのタイムラグが発生しがちです。
IP電話で会社の電話の業務効率化を
こんな会社の電話にまつわる業務の問題を、IP電話「りもふぉん」なら簡単に解決することができます。
会社の電話をスマホで受付することができる
会社にかかってきた外線を、スマホで受ける事ができます。貸し会議室やイベントなどでの社外での業務や、在宅勤務でも電話を受付けられます。
りもふぉんについて詳しくは
自動応答システムの導入で、固定メッセージは自動音声が対応
同じ問い合わせに対応する事が多いなら、専用ダイヤルに自動応答を任せることができます。
自動応答（IVR）について詳しくは
留守番電話を外部から確認
留守番電話の確認のために出社する、留守番電話の容量オーバーで録音ができなかった、などの非効率を解消します。
クラウド留守番電話について詳しくは
着信履歴を確認できる
会員専用ページから、発着信の日時と電話番号が確認することができます。電話をくれた方に確実に返信や対応をすることができます。対応履歴を過去に遡って確認する事も可能です。
WEBから管理項目を変更できる
電話番号の追加、削除、転送先の設定や電話帳も、パソコンやスマホから簡単に行うことができます。
話中にならない・業務が偏らない
同時通話が可能だから、1つの回線で最大10の会話ができます。複数人で対応し、業務を標準化します。
IP電話「りもふぉん」を導入する方法
会社の電話を「りもふぉん」で業務効率化するには、以下の方法があります。
固定電話番号にかかってくる着信を効率化したい時
今ある会社の固定電話をボイスワープなどを使用して、りもふぉんで発番された050に転送先に指定してご利用ください。
自動応答で同じ内容を案内する時
りもふぉんで発番された050番号を、専用ダイヤルとしてご使用ください。自動応答のみで使用する場合は、電話機本体や専用機器などは不要です。
新規電話番号で業務効率化したい時
イベントや、新規事業での電話受付、現在の電話回線を増やして対応したい時は、りもふぉんで発番される専用050番号をご利用ください。回線追加も、会員ページから簡単にできます。
