ワンランク上を目指すビジネスパーソンのための1UPコラム

トップぺージ > 1UPコラム > 同期に差をつける! 上司が思わず唸る「報告書の書き方」とは

1UPコラム

同期に差をつける! 上司が思わず唸る「報告書の書き方」とは2016/06/07

view 9525
同期に差をつける! 上司が思わず唸る「報告書の書き方」とは


もしかして「報告書恐怖症」になっていませんか?

「うーん、これは報告書じゃなくて感想文だね」
「もう少し具体的に」
「あと一歩踏み込んで」

上司からの度重なる書き直し指示に、頭を抱える新入社員のあなた。
もしかして「報告書恐怖症」になっていませんか?

研修レポートや同行レポート、日報や週報や月報。
社会人になると、びっくりするくらい多くの報告書を書く機会がやってきます。

でも大学で、社会人になってから使えるようなレポートの書き方を教わる機会って
なかなかありませんよね。

書き方がわからず、時間がどんどん経過。
焦りとプレッシャーでさらに手が止まる…。

そんなあなたは、この機会に
「伝わる報告書の書き方」をマスターしてみてはいかがでしょうか。

苦しむ時間から解放されるうえ、コツさえ掴んでしまえば、
上司や得意先、他部署とのコミュニケーションにも使える最強のスキルになります。

ぜひ、まわりから「ひと味違うな」と一目置かれる、
「デキる新人」にステップアップしましょう!


キーボードを叩く前にあなたがやるべきこと

いちばん大切なのは、書く前に報告書の「目的」を明確にすることです。

あなたは、何のためにその報告書を書くのでしょうか? 

・上司に進捗を報告するため
・研修での学びを仕事に活かすため
・得意先にミスを謝罪し再発を防ぐため

どんな文章にも目的があります。
「何となく書く」のではなく、目的をはっきりさせましょう。

次に、文章の「ゴール」を決めます。

ゴールとは「読んだ相手がどう思い、どう行動するか」です。
その報告書がもたらす結果を先に決めてしまうのです。

例えば研修レポートの場合、目的は「研修での学びを仕事に活かす」ですよね。

ゴールは、読んだ上司が「おっ、ここまで研修内容が理解できているな、
では次のステップに進めるようにこんな課題を与えてみよう」と思い、
実際に行動することです。

「こんなことがありました。私はこう思いました」レベルの文章では、
上司から「うん、わかった。…で?」とツッコミが入ってしまいますよね。

自分中心ではなく、読み手を意識する。

これができるかできないかで、報告書の完成度はガラッと変わります。
必ず目的とゴールを決めてから書き出すようにしましょう。


論理的ってつまり「◯◯+◯◯」

なぜあなたの文章は、日記や感想文と言われるのでしょうか?

その理由は、あなたの文章が主観的だからです。

文章に苦手意識があるあまり、
つい思ったことをつらつら書くだけになっていませんか?

説得力がある文章には、実はある特徴があります。

それは、論理的であること。

論理的と聞くと難しく思いがちですが、試して欲しいのはたったひとつだけ。

文章を「結論+根拠」という構成で書くのです。
つまり「(結論は)◯◯です。なぜならば(根拠)……」という形です。

「根拠」は、結論を導き出すためのいわば証拠。
そこに、あなたが「思った」ことは必要ありません。

主観を排除し、客観的な事実から結論を導き出していく。
このような書き方に変えていけば、あなたの文章は、以前と比べ見違えるはずです。

口頭での報告でも「結論から話す」ことが大切と言われますよね。文章も同じです。

書く過程で「根拠+結論」の構成になっていても構いませんが、
推敲の際に、必ず順序を入れ替えるようにしましょう。


新卒必携? 最強の「伝わる報告書」テンプレ

上記のふたつを実践するだけで、報告書の完成度はぐんと高まります。
とは言え、「何となく理解はできたけど、実際にやってみるのは大変そう」と
思った方もいるかもしれません。

そんな方のために、最後にテンプレートを用意しました。

ネットで検索しても、実際に使えそうなテンプレってなかなかないですよね。
ここまでのポイントを基本としたうえで、テンプレで全体の流れを掴んでしまいましょう。

基本の構成は「①目的、②事実、③分析、解釈、④展望」です。

①目的
「~のために●●をしました」
どのような目的で、何を行ったのかを明確にします。

例:納期遅れを改善するため、工場担当者と打ち合わせを行いました。

②事実
「その結果、△△となりました」「▲▲という事実が判明しました」
どう思ったかというあなたの主観は排除し、わかった事実を述べていきます。

例:顧客にとって優先順位が高いAよりも、
生産しやすいBを先に作ってしまっていることが判明しました。

③分析、解釈
「つまり、◯◯であると言えます」「◯◯ということがわかりました」
事実(根拠)から、成功や失敗の原因を分析します。

例:つまり、工場とのコミュニケーション不足が納期遅れの原因である
ということがわかりました。

④展望
例:「★★していけば、☆☆という結果に近づくでしょう」
改善策と、それを行った場合の展望を示します。

例:今後は2週間に一度工場を訪問するほか、メールと電話で進捗状況を確認する機会を増やします。
そうすることで、顧客の要望により素早く応えることができるようになります。


いかがでしょうか。

この4本の柱を核にして文章を展開できれば、
必然的にあなたの報告書は論理的で伝わるものに仕上がっています。

上司のあなたへの評価は確実に高まるでしょう。

もちろん最初はうまくいかないかもしれません。
でも諦めず、繰り返しトライしてみてください。

自然にこの流れで書けるようになった頃、あなたは気づくはずです。

報告書を書く時だけではなく、通常の仕事の際にも、
自然と論理的な思考ができるようになっていることに。

思考が変われば伝え方が変わります。
伝え方が変われば、目の前の人も仕事の成果も変わっていきます。

ぜひ「伝わる報告書の書き方」をマスターし、社会人としてステージアップしていきましょう!





村川 里美
執筆者:村川 里美REVERB Writing代表・ライター
Webコラムからブックライティング、文章を用いた個人ブランディングまで、文章全般を請け負うライターです。
自身のFacebookブランディングをはじめて30日目に1000いいね!、32日目に友達5000人を達成。
Facebook:https://facebook.com/murakawasatomi